http://www.contabeis.com.br/forum/topicos/6212/despesas-indedutiveis-e-dedutiveis/

A entega do ECF está próxima! Final de julho todas as empresas deverão entregar esta obrigação. 
Estes são conceitos importantes para a geração de um ECF.

Primeiro vamos entender o que é despesa, segundo o conceito básico: São operacionais as despesas não computadas nos custos, necessárias à atividade da empresa e à Manutenção da respectiva fonte produtora. As despesas operacionais admitidas são as usuais ou normais no tipo de transações, operações ou atividades da empresa, entendendo-se como necessárias as pagas ou incorridas para a realização das transações ou operações exigidas pela atividade da empresa (RIR/1999, art. 299 e seus §§ e Parecer Normativo 

CST

 nº 32/1981). Ok? esse é o conceito de despesas.

Agora falar em dedutível e indedutível note o seguinte aspeto, primeiro começaremos pelas despesas operacionais dedutiveis na determinação do lucro real: Nos termos do art. 299 do RIR/1999, são os gastos não computados nos custos, mas necessários às transações ou operações da empresa, e que, além disso, sejam usuais e normais à atividade por esta desenvolvida, ou à manutenção de sua fonte produtiva, e ainda estejam intrinsecamente relacionados com a produção ou comercialização dos bens e serviços, conforme determina o art. 13 da Lei nº 9.249/1995.
Excluem-se desse conceito, portanto, os dispêndios representativos de inversões ou aplicações de capital (Parecer Normativo 

CST

 nº 58/1977, subitem 4.1) e aqueles expressamente vedados pela legislação fiscal (art. 13 da Lei nº 9.249/1995).
A legislação fiscal exige, ainda, que as despesas operacionais estejam devidamente comprovadas por documentos hábeis e idôneos a comprovarem a sua natureza, a identidade do beneficiário, a quantidade, o valor da operação, etc.

Despesas operacionais indedutiveis para fins de apuração no lucro real: Desde 01.01.1996, a Lei nº 9.249/1995, art. 13 c/c a Instrução Normativa SRF nº 11/1996 vedou a dedução das seguintes despesas operacionais, para efeito de apuração do lucro real:
a) de qualquer provisão, com exceção apenas daquelas constituídas para: férias de empregados e 13º salário; reservas técnicas das companhias de seguro e de capitalização, bem como das entidades de previdência privada cuja constituição é exigida pela legislação especial a elas aplicável;
b) das contraprestações de arrendamento mercantil e do aluguel de bens móveis ou imóveis, exceto quando relacionados intrinsecamente com a produção ou comercialização dos bens e serviços;
c) de despesas de 

depreciação,

 amortização, manutenção, reparo, conservação, impostos, taxas, seguros e quaisquer outros gastos com bens móveis e imóveis, exceto se relacionados intrinsecamente com a produção ou comercialização;
d) das despesas com alimentação de sócios, acionistas e administradores;
Nota: Somente serão admitidas como dedutíveis as despesas com alimentação quando esta for fornecida pela pessoa jurídica, indistintamente, a todos os seus empregados.
e) das contribuições não compulsórias, exceto as destinadas a custear seguros e planos de saúde e benefícios complementares assemelhados aos da Previdência Social, instituídos em favor de empregados e dirigentes da pessoa jurídica;
f) de doações, exceto se efetuadas em favor: do Pronac (Lei nº 8.313, de 1991); instituições de ensino e pesquisa cuja criação tenha sido autorizada por Lei Federal, sem finalidade lucrativa (limitada a 1,5% do lucro operacional); de entidades civis sem fins lucrativos legalmente constituídas no Brasil que prestem serviços em benefício de empregados da pessoa jurídica doadora e respectivos dependentes, ou em benefício da comunidade onde atuem (limitada a 2% do lucro operacional). A partir de 2001, incluem-se também como dedutíveis as doações efetuadas às Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público – Oscip, qualificadas segundo as normas estabelecidas na Lei nº 9.790/1999 (Medida Provisória nº 2.158-35, de 2001, art. 59);
g) das despesas com brindes;
h) o valor da Contribuição Social sobre o Lucro, devendo o respectivo valor ser adicionado ao lucro líquido (Lei nº 9.316, de 1996, art. 1º).
As despesas computadas no lucro líquido e consideradas indedutíveis pela lei fiscal deverão ser adicionadas para fins de apuração do 

lucro real

 do respectivo período de apuração.

Poderá ser deduzido, como despesa operacional, o custo de aquisição de bens do ativo permanente cujo prazo de vida útil não ultrapasse a um ano ou de valor unitário não superior a R$ 326,61 (valor vigente a partir de 01.01.1996), desde que atinja a utilidade funcional individualmente (não empregados em conjunto) (RIR/1999, art. 301). 

Sobre a comprovação, é mister que as despesas, cujos pagamentos sejam efetuados à pessoa jurídica, deverão ser comprovadas por 

Nota Fiscal

 ou Cupom emitidos por equipamentos ECF – Emissor de Cupom Fiscal, observados os seguintes requisitos, em relação à pessoa jurídica compradora: sua identificação, mediante indicação de seu CNPJ; descrição dos bens ou serviços, objeto da operação; a data e o valor da operação (Lei nº 9.532/1997, art. 61, § 1º e 81, II). Qualquer outro meio de emissão de 

Nota Fiscal,

 inclusive o manual, depende de autorização da Secretaria de Estado da Fazenda, com jurisdição sobre o domicílio fiscal da empresa interessada.
A partir de 01.01.1997, a Lei nº 9.430/1996, em seu art. 82, introduziu a hipótese de que não será considerado como comprovado o gasto ou a despesa quando os documentos comprobatórios forem emitidos por pessoa jurídica cuja inscrição no 

CNPJ

 tenha sido considerada ou declarada inapta, não produzindo tais documentos quaisquer efeitos tributários em favor de terceiro por se caracterizarem como uma hipótese de inidoneidade. Todavia, a dedutibilidade será admitida quando o adquirente de bens, direitos e mercadorias ou o tomador de serviços comprovar a efetivação do pagamento do preço respectivo e o recebimento dos bens, direitos e mercadorias ou utilização dos serviços.